"Ich brauche doch kein CRM". Würde ich jedes Mal einen kleinen Betrag bekommen, wenn ich diesen Satz höre, müsste ich einen Geschäftszweig beim Finanzamt dafür anmelden. Und natürlich ist er berechtigt. Nicht jede Unternehmer*in benötigt ein spezielles Tool, um Kundenkontakte zu pflegen. Manche vertrauen auf ihre Papiersammlung, andere wiederum auf ihr reines Wissen um Kundenkontakte und ihre Intuition. Daran ist nichts falsch, der Erfolg gibt ihnen im Zweifel recht. Warum also nicht einfach das CRM weglassen in der Digitalisierung eines Unternehmens?

"Lagern Sie Ihre IT-Probleme doch in 'die Cloud' aus." So einfach hört sich die Werbung an, so einfach gestaltet sich eine Umsetzung für Sie als Nutzer. Und die Werbung hat recht: Speicherplatz-Probleme gehören plötzlich der Vergangenheit an, Sicherungen werden cloudbasiert durchgeführt, die Zugriffsmöglichkeit von Überall ist jederzeit gewährleistet. "Die Cloud" macht es möglich. Wie das genau geht, braucht Sie gar nicht zu interessieren. Und das muss es auch nicht. Tut es aber doch? Dann kommen Sie mit.

Die covato GmbH betreut Betreiber großer Rechenzentren bei der Pflege der Infrastruktur. Besonders die Leistung der "Remote Hands", also der "ferngesteuerten Hände", wird gerne über uns abgewickelt. Denn im Regelfall sind die Betreiber der großen Cloud-Lösungen gar nicht die Betreiber der riesigen Rechenzentren. Sie sind vielmehr Mieter, die kein eigenes Personal im Rechenzentrum vorhalten. Und auch die Betreiber der Rechenzentren haben selten Personal, das sich um die Kunden-Infrastruktur kümmert.

Und was ist, wenn ein Server ausgefallen ist oder ein Router neu gestartet werden muss? Dann kommen wir ins Spiel. Durch unsere Vereinbarungen mit unseren Rechenzentrums-Kunden werden wir beauftragt, im Auftrag der Cloud-Betreiber Arbeiten an der Infrastruktur durchzuführen. Festplatten werden getauscht, Glasfasern gezogen, neue Server eingebaut. Natürlich geschieht das alles genau nach Kunden-Wunsch, woher auch der Name "Remote Hands" rührt. Wir sind die ferngesteuerten Hände und Augen des Kunden vor Ort. Dass bei einem solchen Auftrag ein besonders inniges Vertrauen zwischen uns und dem Kunden herrschen muss, versteht sich von selbst.

Dabei ist unsere Reaktionszeit ein entscheidendes Element unseres Erfolgs. Je nach Service-Level benötigen wir nur wenige Minuten nach Beauftragung, bis wir unsere Arbeiten vor Ort beginnen können. Denn Zeit ist Geld, in diesem Geschäft mehr als in vielen anderen.

Sie als Nutzer der Cloudlösungen bekommen im Regelfall von den umfangreichen Arbeiten im Hintergrund nichts mit. Dafür sorgt die mehrfach gesicherte Infrastruktur, die eine hohe Verfügbarkeit sichert. Ihr Dienstleister sorgt dafür, dass dies so bleibt, und wir helfen dabei, wenn das gewünscht ist!

Nicht Überfluss macht erfinderisch, sondern Mangel. Dieser Grundsatz gilt schon immer, wird aber viel zu wenig ernst genommen. Korrespondierend könnte man den deutlich häufig bemühten Spruch nutzen, aus der Krise müsse man eine Chance machen. Und auch wenn Corona, Covid 19 und Co. hierfür Gelegenheit bietet, sehen viele Unternehmen die Wahrheit in diesem vielzitierten Spruch zu wenig.

Nicht so das Architektenbüro aus Köln, dessen Namen leider nicht genannt werden will. Wir können nicht direkt nachvollziehen, warum nicht, denn die Transformation, die dieses kleine Unternehmen mit acht Angestellten und zwei Inhabern innerhalb von drei Tagen hervorgebracht hat, ist ebenso atemberaubend wie bewundernswert. Vermutlich resultiert die Zurückhaltung aus der Scham vor dem Eingeständnis, wie man früher - also vor vier Tagen - gearbeitet hat.

Am Morgen des ersten Tages standen die beiden Inhaber auf der Matte, und zwar buchstäblich. Nur durch einen Zufall kamen wir selbst ins Unternehmen, hatten wir uns doch selbst strenges Homeoffice verordnet. Mit Abstand und im angrenzenden Park klagten sie uns ihr Leid, sie müssten sofort eine Lösung haben, um Verträge zur Unterzeichnung zu bringen. Sofort, nicht morgen, sondern in wenigen Stunden.

Vermutlich waren sie irritiert, als wir Ihnen eröffneten, in zwei Stunden seien sie mit diesem Vorhaben online. Wir setzen "Zoho Signs" zu diesem Zweck ein, und die Grundkonfiguration ist schnell erledigt. Selbstverständlich ist das Finetuning aufwendiger, aber mit wenigen Klicks an der richtigen Stelle können Kunden unserer Kunden Verträge digital zeichnen. Wir traten den Beweis zu dieser Behauptung an.

Im weiteren Gespräch ergab sich relativ schnell, dass dies der erste Schritt in eine komplette Digitalisierung sein sollte. Bis auf Emails hatte das Büro noch keine Digitalisierung hinter sich gebracht, sogar das gute alte Faxgerät war noch fleißig im Einsatz. Daher empfahlen wir den Einsatz von "Zoho One" statt dem Kauf der Einzelkomponente "Zoho Signs", die in der Komplettsuite bereits Bestandteil ist.

Der Rest ist anstrengende Arbeit von drei Tagen. Wir haben das Unternehmen auf einen digitalen Gesamtspeicher umgestellt, Emailaccounts in den Browser verlegt, Briefvorlagen erstellt, die Buchhaltung (rudimentär) eingerichtet. Sogar die Webseite blieb nicht verschont, eine erste Version wurde mit "Zoho Sites" erstellt. Innerhalb von drei - zugegeben anstrengenden - Tagen wanderte die gesamte analoge Ablage ins digitale Dasein, inklusive erster automatischer Workflows, um das Zusammenwirken der Tools sicherzustellen.

Noch nie, wirklich noch nie, haben wir die Transformation eines Unternehmens so schnell vorangetrieben. Wir bedanken uns ausdrücklich bei den nicht genannten Inhabern für ihr Vertrauen, denn sie haben ihr Geschäft für einige Tage in unsere Hände gelegt. Dazu gehört sehr viel Mut und viel Vertrauen. Natürlich werden wir das Unternehmen weiter auf seinem Digitalisierungsweg begleiten. Und wir wollen jeden ermutigen, den ersten Schritt zu gehen. Es muss ja nicht immer ein Super-Sprint sein!

Es klang so einfach: Dank der mächtigen Werkzeuge der ZOHO One Suite sollte die Kundenanfrage, das Zoho CRM mit der Haufe LexOffice REST API sprechen zu lassen, eine Sache weniger Tage sein. Für alle, die weder Zoho CRM, noch Haufe LexOffice, noch eine REST API kennen, seien diese Begriffe im Folgenden erklärt. Zoho CRM ist eine ausgewachsene CRM-Lösung, vollständig webbasiert und schnell einsetzbar. Eine Installation auf eigenen Servern ist nicht notwendig, die Software läuft vollständig auf den Servern des Anbieters. Ebenso Haufe LexOffice: Diese Buchhaltungssoftware ist ebenfalls webbasiert und wird auf Mietbasis erworben, ist danach direkt einsetzbar.

Es liegt nahe, dass ein CRM als Dreh- und Angelpunkt der Kundendaten eines Unternehmens mit der Buchhaltungssoftware kommunizieren sollte. Änderungen am Kundendatenstamm müssen nicht erst in die Buchhaltung kommuniziert werden, neue Kundendaten liegen ohne Nachfrage direkt vor. Seit wenigen Monaten ist dieser Schritt möglich, denn Haufe hat eine Schnittstelle veröffentlicht, die ein automatisches Update ermöglicht. Die technische Basis dieser Schnittstelle nennt sich REST.

Was sich logisch und einfach anhört, ist es in der Praxis leider nicht. Zwar verfügt Zoho CRM über mächtige Programmier-Werkzeuge, die eine Anbindung grundsätzlich möglich machen. Doch auch wenn dies ungewöhnlich ist, müssen die beiden Systeme die gleiche Sprache sprechen. Es ist wie bei der Völkerverständigung: Nur weil zwei Personen beide sprechen können, müssen Sie sich noch lange nicht verstehen.

Wir haben uns entschieden, Zoho CRM die Sprache von Haufe LexOffice beizubringen und das CRM an den wichtigen Stellen anzupassen. Nach einigen Tagen wurden alle Updates am Kundendatenstamm richtig und sauber übertragen. Doppelte Datenhaltung und Datenpflege gehört bei unserem Kunden damit der Vergangenheit an.

Haben Sie ein ähnliches Szenario? Dann kontaktieren Sie uns gerne!